Papierowe zwolnienia powoli odchodzą do lamusa. E-ZLA to duże ułatwienie dla pracodawcy, pracownika i lekarza. Warto się do tego odpowiednio przygotować.


Z początkiem lipca wchodzą przepisy, które obligują lekarzy do wystawiania wyłącznie zwolnień elektronicznych, ale z tej możliwości mogą oni już korzystać  od początku roku 2016.

Wspomniane przepisy zobowiązują również pracodawców do zarejestrowania swojego profilu na platformie ZUS-u i odbierania informacji o e-ZLA w formie elektronicznej. Nie dotyczy to jednak pracodawców zgłaszających do pięciu osób – płatnik ma możliwość otrzymania takiej informacji w formie papierowej. Z perspektywy lekarza wszystkie zwolnienia będą trafiały do ZUS-u w formie elektronicznej. Lekarz w ostatnim kroku wystawienia takiego zwolnienia upewni się, czy pracodawca pacjenta otrzymuje to zwolnienie wyłącznie elektronicznie, czy zatrudniony musi dostarczyć je w tradycyjnej, papierowej formie.

Jak zapewnia Radosław Siczewski z opolskiego oddziału ZUS, Zakład Ubezpieczeń Społecznych dąży do tego, aby cały proces wprowadzania zmian przebieg bezproblemowo
i sprawnie. – Skupiamy się na tym, żeby lekarze posiadali wszelkie uprawnienia do wystawiania e-ZLA. Poza komputerem z dostępem do internetu, konieczne jest zarejestrowanie się na platformie usług elektronicznych. Umożliwia to wyszukiwanie danych konkretnego pacjenta w bazie ogólnopolskiej. Kolejnym etapem jest konieczność autoryzacji zwolnienia lekarskiego – można to zrobić m.in. za pomocą bezpłatnego certyfikatu ZUS-u, który jest generowany bezpośrednio po zalogowaniu na swoim koncie w ZUS lub bezpłatnego profilu zaufanego – wyjaśnia.

Podobnie wygląda to z perspektywy pracodawcy. W przypadku właściciela firmy (osoby fizycznej prowadzącej działalność pozarolniczą) ma on jednocześnie wgląd na konto ZUS jako pracodawca oraz jako osoba ubezpieczona. Płatnicy to także spółki akcyjne, spółki prawa handlowego, urzędy miast i gmin oraz stowarzyszenia. Tu sytuacja wygląda nieco inaczej –
w imieniu pracodawcy występuje jego przedstawiciel np. dyrektor, prezes, członek zarządu. W praktyce wszelkie informacje kadrowe, w tym zwolnienia odbiera  komórka ds. kadr czy płac.  Osoby tam zatrudnione, muszą uzyskać zatem pełnomocnictwo do wglądu przez szefa firmy.

– Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że usługa ta jest przez lekarzy odbierana pozytywnie – zapewnia Radosław Siczewski. Doceniają oni łatwość dostępu do danych
o pacjencie, gdzie po wpisaniu PESEL-u, pozostałe dane nadpisują się automatycznie – dane adresowe, członkowie rodziny. Pozostaje jedynie kwestia wprowadzenia okresu czasu niezdolności do pracy oraz numer statystyczny choroby. Nie ma potrzeby uzupełniania danych placówki zdrowia oraz lekarza.

Skrócona i przyspieszona jest również droga zwolnienia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest ono przekazane do ZUS automatycznie, nie ma potrzeby przechowywania kopii takiego zwolnienia. Jeśli zdarzy się pomyłka, wystawiający lekarz może je anulować,
a w jego miejscu powstaje nowe – właściwe zwolnienie, z zaznaczeniem miejsca, w którym powstała pomyłka (lekarz poprawia tylko tę rubrykę, w którą wkradł się błąd).

Co istotne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych służy pomocą i zachęca wszelkie zainteresowane placówki zdrowia do kontaktu. – Poza przeszkoleniem oferujemy bezpośrednie spotkanie z naszymi specjalistami, w placówce zatrudniającej lekarzy. Możemy wtedy dokonać rejestracji, wyrobić certyfikat. Pamiętajmy, że przepisy prawa wchodzą
1 lipca tego roku. Należy mieć na uwadze, że odkładanie wdrażania tych rozwiązań na ostatnią chwilę może spowodować kolejki w ZUS i brak możliwości dotarcia do każdego
z lekarzy. Ten bezpośredni kontakt z naszymi pracownikami jest niezwykle pomocny i pozwoli na sprawne pokonanie „pierwszych kroków” jeśli chodzi o e-ZLA – zapewnia Radosław Siczewski.

Pamiętajmy jednocześnie, że każda osoba ubezpieczona może założyć indywidualne konto ZUS. Znajdzie tam m.in. informacje o wysokości zarobków, okresach pracy czy wspomnianych już wystawionych zwolnieniach lekarskich.

Zachęcamy do odwiedzenia strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdzie znajdą Państwo wiele przydatnych informacji: http://www.zus.pl/ezla

KK